우편으로 이민국에 신청서를 제출할 때 유의할 점

변호사를 고용하지 않고 본인이 직접 이민국에 제출할 신청서를 준비하는 사람들의 수도 상당합니다. 그러나 아무래도 전문가가 아니다보니 그 내용을 아무리 꼼꼼하게 준비한다고 해도 사소한 부분에서 실수가 발생하여 신청서가 되돌아오거나, 진행이 느려지거나, 분실이 되거나, 아니면 최악의 경우 이민국으로부터 거절 통보를 받게 되는 경우들도 발생합니다. 오늘 칼럼에서는 이민국에 신청서를 우편으로 제출할 때에 유의하여야 할 점들에 대하여 간단히 다루어 보도록 하겠습니다.

먼저 이민국에 신청서를 보낼 때에는 신청서 양식과 함께 어떠한 참고 서류들이 무엇을 증명하기 위한 목적으로 동봉되었는지를 서술한 커버 레터를 써서 제출하여야 합니다. 본인이 같은 신청서를 제출하는 다른 신청자들과는 조금 다른 특수한 상항에 처해있다고 판단된다면 그 내용을 커버 레터에 포함시키는 것이 아니라 별도의 문서를 작성하여 자세한 설명을 덧붙여야 합니다.

봉투 겉면과 커버 레터에는 제출하는 신청서의 성격을 표시하여야 하는데 예를 들어 처음 제출하는 것이라면ORIGINAL SUBMISSION, 이미 신청서를 제출한 이후에 추가 증거를 보내라는 공지를 받은 후에 제출하는 것이라면 RESPONSE TO REQUEST FOR ADDITIONAL INFORMATION 이라고 써야 합니다. RESPONSE TO REQUEST FOR ADDITIONAL INFORMATION 의 경우 추가 증거 제출을 요구하는 이민국의 공지를 서류 꾸러미의 가장 상단에 올리는 것이 좋습니다.

Extensions of stay, change of status나 amended petition의 경우 처음 제출하는 신청서라고 하더라도 기존에 받았던 승인 통지서의 복사본을 신청서와 함께 제출하여야 합니다. 당연한 이야기이긴 하지만 재차 양식 번호를 확인한 이후 봉투와 커버레터에 I-129, I-130 등 해당 신청서 양식의 번호도 적어서 정확한 주소로 신청서를 보내야 합니다.

일반적으로 이민국에 신청서를 제출하는 경우 굉장히 많은 양의 참고서류들을 함께 보내게 됩니다. 따라서 포함된 서류의 목차를 작성하지 않으면 심사 과정에서 검토에 누락되는 서류들이 생겨날 수도 있습니다. 서류를 철할 때 스테이플러 보다는 클립을 사용하는 것이 권장되며 하나의 봉투 안에 두가지 이상의 케이스의 관련 서류들을 함께 제출할 시에는 케이스 별로 클립이나 고무줄 등으로 따로 묶어 분류한 후 봉투에 넣어야 합니다.

신청서의 작성 설명서를 읽어보고 그 안에 특정 서류의 원본을 요구한다는 설명이 들어있지 않는 한 이민국에 원본 서류를 제공을 할 필요는 없습니다. 한번 제출한 원본 서류는 돌려주지 않으며 반드시 원본을 제출하라는 문구가 있지 않은 경우에 지나치게 종이의 사이즈가 큰 서류를 제출하는 것은 바람직하지 않습니다. 신청서를 제출하기 전에 반드시 모든 서류들의 복사본을 만들어서 가지고 계셔야 하며 가능한한 필요한 정보들을 모두 포함한 완전한 상태의 서류 패킷을 만들어서 이민국으로 보내셔야 합니다. 이민국 심사관이 이전에 제출하였던 서류들을 가지고 있을 거라는 가정을 하지 마시고 기존에 제출한 적이 있는 서류들이라고 해도 새로운 신청서와 연관이 있는 내용이라면 반드시 패킷에 포함을 시켜야 합니다. 빠진 서류가 있으면 신청서의 승인이 어려워지거나 느려지게 되는 결과를 초래합니다.

그리고 외국어로 되어있는 서류를 제출하여야 하는 경우에는 반드시 공인된 번역본을 함께 제출하여야 합니다. 번역을 한 사람은 본인이 번역을 하기에 충분한 자질이 있으며 정확한 내용으로 번역을 했다는 것을 인정하여야 하는데 이민국에서 제안한 certification의 양식은 다음과 같습니다.
Certification by Translator

I [typed name], certify that I am fluent (conversant) in the English and [enter appropriate language] languages, and that the above/attached document is an accurate translation of the document attached entitled [enter title of document].
Signature
Typed Name
Address
Date

이민국에 제출하는 신청서들 중 간단한 것들은 비법률가가 준비하여도 큰 어려움은 없습니다. 그러나 많은 경우 막상 준비를 시작해보면 생각보다 복잡한 과정들이 수반됩니다. 따라서 조금이라도 내용이나 절차의 이해에 있어 자신이 없는 경우에는 본인이 신청서를 준비하기 보다는 이민법 변호사를 고용하는 것이 문제 발생의 확률을 현저하게 낮출 수 있습니다. 변호사나 그 밖의 법률 대리인을 통하여 신청서를 낼 경우에는 G-28이라는 서류를 반드시 작성하고 신청인 본인이 직접 서명한 G-28을 해당 신청서와 함께 이민국에 보내야합니다.

*위 내용은 법률자문이 아닌 일반적인 법률정보로서 필자와 오레곤 저널은 아무런 법적 책임이 없음을 알려드립니다. 정확한 법률상담을 위해서는 반드시 변호사와 직접 상담하십시오.

이민법 변호사 노윤

ROH 이민법률사무소

310 W 11th St. Vancouver, WA 98660

10445 SW Canyon Rd. Suite 119-A, Beaverton OR 97005